Samenvatting registerconfiguratie | VluchtelingenWerk Academie

Bewaartermijn gegevens

Deze samenvatting toont de standaardcategorieën en -doelen voor het bewaren van gebruikersinformatie. Bepaalde delen van het systeem kunnen meer specifieke categorieën en doelen hebben dan de hier vermelde.

Website

Categorie

Deskundigheidsbevordering

Doel

Behouden/verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan de cliënt

De digitale leeromgeving (DLO) van de Academie, leren.vluchtelingenwerk.nl, biedt

biedt vrij toegankelijke informatie over de inhoud van het aanbod van de Academie en
biedt cursisten met een account voor de website, een persoonlijke online leeromgeving.

Cursisten krijgen toegang tot een persoonlijke leeromgeving door zich in te schrijven via de online cursistenadminisatratie-applicatie Coachview. Inschrijving is alleen mogelijk nadat zij zijn ingelogd in de DLO, binnen de afgeschermde omgeving voor medewekers van VluchtelingenWerk en (andere) cursisten.

Een beperkt aantal gegevens wordt, na inschrijving voor een opleiding, vastgelegd in Coachview:

Naam van de medewerker en m/v. Nodig voor de monitoring van de kennis- en deskundigheidsbevordering bij de medewerker.
E-mailadres. Voor medewerkers van VluchtelingenWerk is dit altijd het e-mailadres dat hoort bij het VluchtelingenWerk-account. Voor externe cursisten is dit een eigen e-maildres (zakelijk of peroonlijk). Het e-mailadres is nodig voor het verzenden van de uitnodiging, aanvullend cursusmateriaal/-informatie.
Naam en e-mailadrs leidinggevende. Nodig voor het informeren over en vragen van toestemming voor deelname van de cursist.

In de DLO worden, na inschrijving, vastgelegd:

De functiecategorie van de cursist. Nodig ter informatie voor de trainer en voor de evaluatie van het aanbod.
Telefoonnummer. Nodig voor het melden van last-minute annuleringen.
De afdeling van de cursist. Nodig voor de facturering van de cursusdeelname en de evaluatie van het aanbod.
De cursist kan desgewenst zijn/haar dieetwensen aangeven.
Het persoonlijk opleidingsoverzicht en de voortgang & evt. afronding van de gevolgde opleidingen van individuele cursisten.

Buiten de DLO en Coachview om ontvangt het team Financiën van de afdeling Bedrijfsvoering van VluchtelingenWerk de naam van de cursist en de afdeling/organisatie waar de cursist werkt.

Personen die twee jaar niet meer werkzaam zijn bij VluchtelingenWerk worden in Coachview op 'inactief' geplaatst. E-mailadres, afdeling, telefoonnummer en leidinggevende worden verwijderd.

Na 1 jaar inactieve status of na uit diensttreding worden alle gegevens verwijderd uit de DLO. De volgende gegevens worden geexporteerd en voor rapportage- en evaluatiedoeleinden bewaard:

naam + achternaam van de deelnemer
gebruikersnaam van de deelnemer + afgeronde opleidingen + data van afroniding

Bewaarperiode

1 jaren

Wettelijke basis
Gerechtvaardigd belang (AVG Art. 6.1(f))	De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is

Reden voor het verwerken van gevoelige persoonlijke gegevens
Verwerking van leden en contacten door een stichting, een vereniging of een andere instantie zonder winstoogmerk (AVG Art. 9.2(d))	De verwerking wordt verricht door een stichting, een vereniging of een andere instantie zonder winstoogmerk die op politiek, levensbeschouwelijk, godsdienstig of vakbondsgebied werkzaam is, in het kader van haar gerechtvaardigde activiteiten en met passende waarborgen, mits de verwerking uitsluitend betrekking heeft op de leden of de voormalige leden van de instantie of op personen die in verband met haar doeleinden regelmatig contact met haar onderhouden, en de persoonsgegevens niet zonder de toestemming van de betrokkenen buiten die instantie worden verstrekt

Reden voor het verwerken van gevoelige persoonlijke gegevens

Verwerking van leden en contacten door een stichting, een vereniging of een andere instantie zonder winstoogmerk (AVG Art. 9.2(d))

De verwerking wordt verricht door een stichting, een vereniging of een andere instantie zonder winstoogmerk die op politiek, levensbeschouwelijk, godsdienstig of vakbondsgebied werkzaam is, in het kader van haar gerechtvaardigde activiteiten en met passende waarborgen, mits de verwerking uitsluitend betrekking heeft op de leden of de voormalige leden van de instantie of op personen die in verband met haar doeleinden regelmatig contact met haar onderhouden, en de persoonsgegevens niet zonder de toestemming van de betrokkenen buiten die instantie worden verstrekt

VluchtelingenWerk Academie

Bewaartermijn gegevens

Website

Categorie

Doel

Gebruikers

Doel

Cursuscategorieën

Doel

Cursussen

Doel

Activiteiten modules

Doel

Blokken

Doel