VluchtelingenWerk Academie

Category

Deskundigheidsbevordering

---

Purpose

Behouden/verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan de cliënt

De digitale leeromgeving (DLO) van de Academie, leren.vluchtelingenwerk.nl, biedt

1. biedt vrij toegankelijke informatie over de inhoud van het aanbod van de Academie en
   
2. biedt cursisten met een account voor de website, een persoonlijke online leeromgeving. 

Cursisten krijgen toegang tot een persoonlijke leeromgeving door zich in te schrijven via de online cursistenadminisatratie-applicatie  Coachview. Inschrijving is alleen mogelijk nadat zij zijn ingelogd in de DLO, binnen de afgeschermde omgeving voor medewekers van VluchtelingenWerk en (andere) cursisten.   

Een beperkt aantal gegevens wordt, na inschrijving voor een opleiding, vastgelegd in Coachview:

• Naam van de medewerker en m/v. Nodig voor de monitoring van de kennis- en deskundigheidsbevordering bij de medewerker.
  
• E-mailadres. Voor medewerkers van VluchtelingenWerk is dit altijd het e-mailadres dat hoort bij het VluchtelingenWerk-account. Voor externe cursisten is dit een eigen e-maildres (zakelijk of peroonlijk). Het e-mailadres is nodig voor het verzenden van de uitnodiging, aanvullend cursusmateriaal/-informatie.
  
• Naam en e-mailadrs leidinggevende. Nodig voor het informeren over en vragen van toestemming voor deelname van de cursist.
  

In de DLO worden, na inschrijving, vastgelegd:

• De functiecategorie van de cursist. Nodig ter informatie voor de trainer en voor de evaluatie van het aanbod. 
  
• Telefoonnummer. Nodig voor het melden van last-minute annuleringen.
  
• De afdeling van de cursist. Nodig voor de facturering van de cursusdeelname en de evaluatie van het aanbod.
  
• De cursist kan desgewenst zijn/haar dieetwensen aangeven.
  
• Het persoonlijk opleidingsoverzicht en de voortgang & evt. afronding van de gevolgde opleidingen van individuele cursisten.
  

Buiten de DLO en Coachview om ontvangt het team Financiën van de afdeling Bedrijfsvoering van VluchtelingenWerk de naam van de cursist en de afdeling/organisatie waar de cursist werkt.

Personen die twee jaar niet meer werkzaam zijn bij VluchtelingenWerk worden in Coachview op 'inactief' geplaatst. E-mailadres, afdeling, telefoonnummer en leidinggevende worden verwijderd.

Na 1 jaar inactieve status of na uit diensttreding worden alle gegevens verwijderd uit de DLO. De volgende gegevens worden geexporteerd en voor rapportage- en evaluatiedoeleinden bewaard: 

• naam + achternaam van de deelnemer
• gebruikersnaam van de deelnemer + afgeronde opleidingen + data van afroniding 

Retention period

1 years

Lawful bases
Legitimate interests (GDPR Art. 6.1(f))	Processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data, in particular where the data subject is a child

Sensitive personal data processing reasons

Legitimate activities regarding the members/close contacts of a foundation, association or other not-for-profit body (GDPR Art. 9.2(d))

Processing is carried out in the course of its legitimate activities with appropriate safeguards by a foundation, association or any other not-for-profit body with a political, philosophical, religious or trade-union aim and on condition that the processing relates solely to the members or to former members of the body or to persons who have regular contact with it in connection with its purposes and that the personal data are not disclosed outside that body without the consent of the data subjects

Purpose

Retention period

No retention period was defined

Purpose

Retention period

No retention period was defined

Purpose

Retention period

No retention period was defined

Purpose

Retention period

No retention period was defined

Purpose

Retention period

No retention period was defined